Provisionsauswertung

Modul Provisionsauswertung

(verfügbar ab Release 2.0.2203.x)

Im Modul Provisionsauswertung können Sie mit Hilfe von verschiedenen Provisionsschemas auswerten, welche Mitarbeiter wie viel Provision bekommen

Dabei werden nur Rechnungen und Gutschriften ausgewertet. Angebote, Aufträge, usw. werden in der Provisionsauswertung nicht berücksichtigt.Um das Modul „Provisionsauswertung“ sehen und darauf zugreifen zu können, benötigen Sie das Recht „Provisionsauswertung“ und je nachdem, was dem User hier erlaubt wird, die dazugehörigen Unterrechte.

WICHTIG: Neues Recht „Alle Provision in Belegen sehen“

Ab der Release-Version 2.0.2205.x sieht jeder Mitarbeiter nun standardmäßig nur noch seine eigene Provision in den Belegen. Nur wer das neue Recht „Alle Provision in Belegen sehen“ (das standardmäßig automatisch allen Administratoren zugewiesen wird) besitzt, kann alle Provision in den Belegen sehen. (Hinweis: Davon ist NUR die neue Provisionierung anhand Provisionsschemas betroffen. Dieses Recht und diese Verhaltensänderung wirkt sich NICHT auf die alte Provisionierung aus.)

1. Einleitung

Für die neue Provisionierung können verschiedene Provisionsschemas definiert werden, die angeben welche Mitarbeiter wie provisioniert werden.Diese Provisionsschemas können allgemein gehalten werden, z.B. bekommt immer der Beleg ADM5 % Provision auf die verkaufte Dienstleistung.Alternativ können Sie auch einstellen, dass ein Fester Mitarbeiter, z.B. Herr Müller 7 % Provision auf

alle Artikel in der Warengruppe Server-Hardware bekommt.Diese Provisionsschemas werden automatisch bei neuen Belegen verwendet und können über das Modul Provisionsauswertung ausgewertet werden

Wenn Sie bisher die alte Provisionierung verwendet haben, ändert sich für Sie erstmal nichts. Die alte Provisionierung existiert und funktioniert weiterhin. Erst sobald Sie ein Provisionsschema anlegen, wird auf die neue Provisionierung umgestellt

2. Provisionsschemas

Die Provisionsschemas können in der Provisionsschema Verwaltung angelegt, verändert und auch gelöscht werden.

Um auf die Provisionsschema Verwaltung zugreifen zu können, benötigen Sie das Recht Provisionsschema verwalten.Nur dann ist das Modul sichtbar, und kann über die Modul-Liste oder über die Provisionsauswertung aufgerufen werden

2.1 Ein erstes Provisionsschema anlegen

Wenn Sie zum ersten Mal die Provisionsschema Verwaltung öffnen, werden Sie mit folgender Meldung begrüßt

Klicken Sie also dort auf den Button Neues Provisionsschema anlegen, um ihr erstes Provisionsschema anzulegen. Erst sobald Sie dieses Provisionsschema speichern, wird die alte Provisionierung deaktiviert.Falls Sie wieder zur alten Provisionierung zurückkehren möchten, können Sie einfach alle Provisionsschemas löschen, und die alte Provisionierung ist wieder aktiviert.

Nun können Sie selbst anpassen, wer Provision bekommt. Ändern Sie z.B. die Art auf Beleg ADMund die Provision in % auf 7 %, oder fügen Sie einen weiteren Provisionsempfänger hinzu.In der Spalte Provision auf können Sie auswählen, worauf der Mitarbeiter Provision bekommt: Auf Alles in der Rechnung, Nur Dienstleistung, Alles außer Dienstleistung (Ware), oder nur auf bestimmte Warengruppen.Die Spalte Wert gibt an, ob die Provision anhand des Deckungsbeitrags, oder anhand des Umsatzes berechnet wird.Zusätzlich gibt es eine weitere Spalte Beschreibung, in der Sie selbst eine kleine Beschreibung oder Notiz hinterlegen können.Wenn Sie das Schema nach ihren Wünschen definiert haben, klicken Sie auf den Speichern Button in der Menüleiste/Ribbon

Erst durch das Speichern werden sämtliche Änderungen gespeichert.Auch wenn Sie ein bestehendes Schema gelöscht haben, wird dies erst beim Speichern tatsächlich gelöscht.

2.3 Weitere Einstellmöglichkeiten beim Provisionsschema

Standard-Provisionsschema

Ein einziges Provisionsschema kann als Standard ausgewählt werden. D. h., wenn Sie einen neuen Beleg anlegen, wird dieses Provisionsschema standardmäßig verwendet.

Damit können Sie zu einem bestimmten Datum von einem alten Schema, auf ein neues Schema wechseln.Zum Beispiel möchten Sie zum 01. Juli die Provision von 5 % auf 6 % anheben, dann legen Sie einfach ein neues Schema mit 6 % an, und wählen dieses beim alten Schema als Folgeschema aus. Außerdem stellen Sie beim alten Schema das **Gültig bis-**Datum auf den 30.06

ℹ️ Haben Sie die blauen Info-Icons bemerkt?Fahren Sie mit der Maus darüber, um direkt in der c-entron.NET eine ausführliche Erklärung zu der Einstellung oder Funktion zu bekommen.

2.4 Mehrere Provisionsschemas verwenden

Wie Sie vermutlich schon selbst gesehen haben, können Sie nicht nur ein einzelnes Provisionsschema anlegen, sondern mehrere - so viele wie Sie möchten.Über das Feld Auswahl können Sie in der Provisionsschema Verwaltung zwischen den verschiedenen Provisionsschemas wechseln.Sie können jedoch nur eines davon als Standard auswählen.Die anderen Provisionsschemas können on-demand in bestimmten Belegen verwendet werden, oder auch ausgewählten Kunden zugeordnet werden

2.5 Provisionsschema Kunden zuordnen

Die Kundenzuordnung können Sie entweder im Adressstamm (unter Konditionen → Kunde → Allgemein → Provisionsschema) vornehmen, oder noch einfacher in der Kundenzuordnung

Um einem ausgewählten Kunden ein abweichendes Provisionsschema zuzuordnen, benötigen Sie das Recht Provisionsschema Kunden zuordnen.

Wenn beim Kunden selbst ein Provisionsschema ausgewählt ist, hat dieses eine höhere Priorität als das Standard-Provisionsschema. Legen Sie also bei diesem Kunden einen neuen Beleg an, wird das Provisionsschema vom Kunden verwendet, und nicht das globale Standard-Provisionsschema.In der Kundenzuordnung werden alle Kunden aufgelistet (mit ADM, IDM usw.) und Sie können ein abweichendes Provisionsschema bei diesem Kunden auswählen

Achten Sie darauf die Provisionsschemas zu speichern bevor Sie die Kundenzuordnung öffnen.Wenn die Provisionsschemas noch nicht gespeichert sind, werden diese auch nicht in der Kundenzuordnung angezeigt.

In der Spalte Allgemeines Provisionsschema können Sie ein Provisionsschema auswählen, welches speziell bei diesem Kunden verwendet wird

Wenn beim Kunden kein Allgemeines Provisionsschema ausgewählt ist, steht der Text StandardProvisionsschema wird verwendet in der Spalte. Dann wird bei diesem Kunden eben das StandardProvisionsschema verwende

Multi-Auswahl

Über die erste Spalte mit der Checkbox können Sie mehrere Kunden auf einmal auswählen, und dann bei allen gleichzeitig das Provisionsschema ändern.Wenn Sie also mehrere Kunden ausgewählt haben, ändern Sie bei einem davon das Provisionsschema, und es wird bei allen anderen ausgewählten Kunden auch hinterlegt.

Dazu können Sie auch die Filter-Möglichkeiten der Tabelle verwenden. Um z.B. alle Kunden eines bestimmten Mitarbeiters anzuzeigen, und dann bei allen gleichzeitig das spezielle Provisionsschema für diesen Mitarbeiter auszuwählen.

Die Kunden sind anhand des Außendienst Mitarbeiters gefiltert und angehakt. Nun kann sehr einfach bei allen Kunden das Provisionsschema geändert werden

.ℹ️ Haben Sie auch hier das blaue Info-Icon gesehen? Dort wird nochmal ausführlich erklärt, wie bei neuen Belegen das richtige Provisionsschema ausgewählt wird

3. Provision in den Belegen

Nachdem Sie die neue Provisionierung aktiviert haben, steht diese in den Belegen zur Verfügun

Wenn Sie also nun z.B. ein neues Angebot anlegen, wird automatisch das richtige Provisionsschema ausgewählt, und für dieses Angebot verwendet

Sie können die Provision jetzt auch nochmal speziell in diesem Angebot anpassen.Das hat keinerlei Auswirkung auf das Provisionsschema, sondern wirkt sich nur auf dieses Angebotaus.

3.1 Belege weiterverarbeiten

Wenn Sie einen Beleg weiterverarbeiten (z.B. ein Angebot in einen Auftrag), dann wird die Provisionierung in den neuen Beleg übernommen.Falls Sie also im Angebot die Provisionierung speziell angepasst haben, wird das auch entsprechend in den Auftrag (und später natürlich auch in den Lieferschein und die Rechnung) übernommen.

Auch im Auftrag haben Sie wieder die Möglichkeit die Provisionierung nochmal anzupassen.Das hat auch keinerlei Auswirkung auf das Provisionsschema, oder auf das ursprüngliche Angebot, sondern wirkt sich nur auf diesen Auftrag aus.

3.2 Verträge

Verträge verhalten sich mit der neuen Provisionierung genauso wie die anderen Kundenbelege.

Wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen, wird automatisch das richtige Provisionsschema ausgewählt, und für diesen Vertrag verwendet.

Im Vertrag können Sie die Provisionierung nochmal speziell für diesen Vertrag anpassen.Und wenn Sie mit der Vertragsabrechnung einen Vertrag abrechnen, wird die Provisionierung des Vertrags in die Rechnung übernommen.

4. Provisionsauswertung

Im Modul Provisionsauswertung können Sie auswerten, welche Mitarbeiter wie viel Provisionbekommen

Dabei werden nur Rechnungen und Gutschriften ausgewertet. Angebote, Aufträge, usw. werden in der Provisionsauswertung nicht berücksichtigt

Die Provisionsauswertung in der ein Mitarbeiter einen Umsatz von 500 € gemacht hat, und darauf 50 € Provision bekommt.

Um die Provisionsauswertung verwenden zu können, benötigen Sie das Recht Provisionsauswertung.Es gibt noch ein weiteres einschränkendes Recht Provisionsauswertung - Nur eigene.Wenn Sie dieses Recht zusätzlich auch noch besitzen, können Sie nur noch ihre eigene Provisionierung in der Provisionsauswertung sehen

I

n der Menüleiste/Ribbon der Provisionsauswertung können Sie einen Zeitraum auswählen,

in dem die Provision ausgewertet werden soll.Dabei werden nur Rechnungen und Gutschriften berücksichtigt, dessen Datum innerhalb des Zeitraums ist.

4.1 Bereiche der Provisionsauswertun

Menüleiste/Ribbon

In der Menüleiste/Ribbon gibt es Filter, welche Belege ausgewertet werden sollen. Zum einen der Zeitraum der Belege, und zum anderen eine Checkbox, um auch 0 € Provision auszuwerten.

Diese 0 € Provision kommt dann Zustande, wenn z.B. in der Rechnung eine Provision auf Dienstleistung hinterlegt ist, in der Rechnung aber gar keine Dienstleistung enthalten ist.

Außerdem können Sie die Provisionsdaten aller Mitarbeiter nach Excel exportieren, oder die Provisionsschemas oder Kundenzuordnungen verwalten.Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, eine Belegvorschau zu aktivieren.

Hier werden alle Mitarbeiter aufgelistet, die in im ausgewählten Zeitraum auf Rechnungen oder Gutschriften Provision bekommen haben.

Dabei wird der Umsatz+DB-Betrag des Mitarbeiters angezeigt (abhängig von der Wert-Spalte in der Provision), und natürlich auch der Provisions-Betrag.

Wählen Sie hier einen Mitarbeiter aus, um in den anderen Bereichen weitere Details zu seiner Provision zu sehen

Hier wird angezeigt, wie viel Umsatz+DB der ausgewählte Mitarbeiter pro Monat gemacht hat. Diese Umsätze+DBs werden mit den Umsatzzielen des Mitarbeiters verglichen

Die Ziele und Umsatz+DB gibt es zum einen, Monat für Monat (das sind die ersten 2 Zeilen), und auch nochmal kumulativ (die letzten 2 Zeilen).

Im Screenshot von oben hat der Mitarbeiter das Provisionsziel im März 2022 nicht erreicht. Er hat nur 500 € Umsatz+DB vom 2000 € Ziel erreicht.

Aber wenn man das ganze kumulativ betrachtet, hat er das Ziel doch erreicht. Denn er hat so viel Umsatz+DB im Februar erbracht, dass es auch noch für den März gereicht hat (4312,50 € im Februar + 500 € im März sind mehr als die 2000 € + 2000 € Ziel).

Durch die Einfärbung der Zellen sieht man direkt, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht

Die Umsatzziele können in der Mitarbeiterverwaltung konfiguriert werden

n der Belegliste werden alle Belege (Rechnungen und Gutschriften) angezeigt, bei denen der ausgewählte Mitarbeiter Provision bekommt.

Dabei werden die Belegnummer, Belegdatum, Kundennummer und der Kundenname angezeigt. Zusätzlich auch, wie die Provisionierung in diesem Beleg konfiguriert war, mit allem was wir aus der Provision in den Belegen, und aus den Provisionsschemas schon kennen. Und zu guter Letzt natürlich auch wie hoch der Umsatz+DB ist, und wie viel Provision dabei am Ende für den Mitarbeiter rauskommt.

Hier wird eine Vorschau des aktuell ausgewählten Belegs aus der Belegliste angezeigt.Die Belegvorschau ist standardmäßig deaktiviert und kann in der Menüleiste/Ribbon aktiviertwerden

Das ist dieselbe Vorschau, die schon aus dem Adressstamm oder dem Belegverlauf bekannt ist. Dort können also keine Daten verändert werden.Aktuell ist es auch nicht möglich, die Spalten in der Vorschau zu ändern und mit dem Layout zu speichern.

4.2 Mitarbeiter Umsatzziele

Die Umsatzziele von Mitarbeitern werden in der Mitarbeiterverwaltung konfiguriert, und von der Provisionsauswertung verwendet.

Um die Umsatzziele für einen Mitarbeiter zu definieren, öffnen Sie die Mitarbeiterverwaltung, und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus.

Klicken Sie anschließend auf den Button Provisionsziele

Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Provisionsziele für den Mitarbeiter definieren können.

Dort können Sie nun pro Monat ein Umsatzziel für diesen Mitarbeiter definieren

Um die Umsatzziele für ein anderes Jahr zu definieren, klicken Sie auf den Button Neues Jahr hinzufügen und geben das entsprechende Jahr ein

Nachdem Sie die passenden Provisionsschemas für ihre Provisionierung definiert haben, bekommen alle neu angelegten Belege die Provisionierung anhand dieser Provisionsschemas.

Um die Provisionsschemas auch für bestehende Belege zu verwenden, können Sie die Funktion Provision auf Belege anwenden aus der Provisionsschema Verwaltung verwenden

Der Button “Provision auf Belege” anwenden in der Provisionsschema Verwaltung.

Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich folgendes Fenster.

Hier können Sie auswählen, welche Belege aktualisiert werden sollen, aus welcher Zeitspanne, ob auch abgeschlossene Belege aktualisiert werden sollen, und ob die bestehende Provision in den Belegen überschrieben werden soll.

Vertragsrechnungen werden hierbei besonders behandelt, denn bei diesen wird nicht das aktuell gültige Provisionsschema verwendet, sondern die Provision die aktuell im Vertrag hinterlegt ist.

Die letzte Checkbox Bestehende Provision überschreiben ist gerade dann nützlich, wenn sie bei ihren Provisionsschemas nochmal nachbessern mussten.Dann können Sie mit dieser Funktion die Provision in den Belegen nochmal überschreiben, damit die Provisionsauswertung die richtigen Werte anzeigt.

Mit dem Button Provisionsschema auf Belege anwenden werden alle Belege aktualisiert, die den Einstellungen entsprechen.

Je nachdem wie viele hunderte oder tausende Belege aktualisiert werden, kann dieser Vorgang ein paar Minuten dauern

Am Ende wird folgende Ergebnisliste angezeigt

Hier sehen Sie ganz genau welche Belege aktualisiert wurden, ob die Provision angewendet wurde oder nicht, und können diese Liste auch nach Excel exportieren.

Bei den Belegen, bei denen die Provision erfolgreich angewendet wurde, wird auch ein Eintrag in das Log geschrieben

5. Fragen und Antworten

5.1 Kontingentausgleichs-Artikel

Kontingentausgleichsartikel werden bei der Provisionierung automatisch mit der dazugehörigen Dienstleistungsposition verrechnet.

Ist also z.B. in einer Rechnung eine Dienstleistungsposition über 100 € enthalten, und es gibt eine dazugehörige Kontingentausgleichsposition über 100 €, dann bekommt der Mitarbeiter darauf keine Provision.

Die Provision wird in diesem Fall über die Verträge und die Vertragsabrechnung abgerechnet.Wäre die Kontingentausgleichsposition nur 30 €, weil der Kunde sein verfügbares Kontingent aufgebraucht hat, dann bekommt der Mitarbeiter Provision auf 100 € - 30 € = 70 € Umsatz bzw. DB.

5.2 Provision bei Sammelbelegen

Wenn Sie mehrere Belege gleichzeitig in einen Sammelbeleg weiterverarbeiten (z.B. indem Sie in der Belegliste mehreren Aufträgen auswählen und in eine Rechnung weiterverarbeiten), wird die Provisionierung nur übernommen, wenn die Provision in allen Belegen absolut identisch ist(ausgenommen der Beschreibung).

5.3 Provision anhand Dienstleistung Mitarbeiterartikel

Aktuell gibt es noch keine Möglichkeit, die Provision anhand Dienstleistungs Mitarbeiterartikel auf die entsprechenden Mitarbeiter zu vergeben. Diese Funktion ist für ein kommendes Update geplant!

5.4 Bei einem einzelnen Beleg die Provision aktualisieren

Mit der Funktion Provision auf Belege anwenden kann die Provision bei bestehenden Belegen aktualisiert werden. Dort können Sie auch einzelne Belege aktualisieren, indem sie deren Nummer in das Feld Nummern eintragen.

Diese Funktion ist neu seit dem Release 2.0.2203.175 der c-entron.NET und des c-entron WebService.

Diese Funktion ist neu seit dem Release 2.0.2203.175 der c-entron.NET und des c-entron WebService.

5.5 Kann ich irgendwo sehen, ob es Belege ohne Provision gibt?

Aktuell nein. Vorstellbar wäre, dass man in der Provisionsauswertung einen Hinweis anzeigt, wenn es im ausgewählten Zeitraum Rechnungen oder Gutschriften gibt, die keine Provision haben.

5.6 Wofür ist der Provisionsanteil in %?

Der Provisionsanteil in % ist standardmäßig immer auf 100 % gestellt, und hat damit keine weitere Auswirkung auf die Provision.

Sie können den Provisionsanteil z.B. dann anpassen, wenn sich zwei Mitarbeiter eine Provision teilen.

Mal angenommen bei einer Rechnung gibt es allgemein 7 % Provision auf die gesamte Dienstleistung.

Diese Provision soll nun im Verhältnis 30/70 zwischen dem Auszubildenden Herr Jung, und dem Techniker Herr Müller aufgeteilt werden.

Dafür legen Sie in der Rechnung 2 Provisionsempfänger an. Einmal Herr Jung, Provisionsanteil 30 % mit 7 % Provision auf Dienstleistung. Und einmal Herr Müller, Provisionsanteil 70 % auch mit 7 % auf Dienstleistung.

5.7 Gibt es Reports für den Reportserver?

Nein, aktuell noch nicht. Ist aber auch geplant!

🛠 Diese Funktion ist für ein kommendes Update geplant