FAQs Work Registrations for Mechanical Rights / FAQ sur les déclarations d’œuvres pour le droit de reproduction

Frequently Asked Questions

Q1. Why does the collective management organization pay 100% of reproduction royalties to the publisher?

Because in most publishing agreements, the publisher is the legal copyright owner of the reproduction rights. Legally, the collective management organization must pay the registered rightsholder, which is almost always the publisher.

Q2. Does that mean the writer does not get paid?
No. The writer still gets paid, but the payment flows through the publisher, who then distributes the writer’s share according to the publishing contract (e.g., 50/50, 75/25).

Q3. Why can’t the organization split the payment directly between writer and publisher for reproduction rights?
For public performance rights, payments are often split between the writer and publisher.
However, for reproduction rights, the payment must follow the legal ownership declared in the work registration. This rule has become the standard industry practice worldwide. If the publisher is registered as holding 100% of the reproduction rights, SOCAN is legally required to pay 100% to that publisher.

Q4. What if the publisher also has an administrator who is supposed to collect all royalties on their behalf? How should registrations be set up?

Sometimes, a publisher may be the owner but may have a different Administrator who collects and distributes the mechanical shares on their behalf. The publisher should still list themselves on the registration with 100% Mechanical share however, they should also submit documentation (such as a Letter of Direction) indicating that there is an agreement with the Administrator to collect the royalties on their behalf. SOCAN will set up this agreement in our system to ensure the royalties earned by the publisher are sent to the Administrator. This will be visible when viewing your registrations in the Member Portal.

Q5. What happens if the work is registered incorrectly?
Incorrect registration can cause:

• Delayed payments.
• Payments sent to the wrong rightsholder.
• Disputes between parties.
• Manual reprocessing.

Accurate registration is essential for accurate processing.

Q6. How should ownership be declared in a work registration?
The work registration must reflect actual legal ownership:

• If the publisher holds 100% of reproduction rights, the Publisher Share must show 100% ownership.
• If the writer is self-published, they must treat themselves as both writer and publisher and claim 100% of their mechanical share as the reproduction rightsholder.

Q7. I’m self-published. Do I need to declare myself as publisher?

No, without a publisher, you are by default self-published, and you should claim 100% of your mechanical share as the reproduction rightsholder.

FRANÇAIS

Foire aux questions

Q1. Pourquoi l’organisation de gestion collective verse-t-elle 100 % des droits de reproduction à la maison d’édition?

Parce que dans la plupart des contrats d’édition, la maison d’édition est la titulaire légale du droit de reproduction. En vertu de la loi, l’organisation de gestion collective doit verser les droits à la personne inscrite comme titulaire, qui est presque toujours la maison d’édition.

Q2. Cela signifie-t-il que l’auteur ne reçoit aucun paiement?

Non. L’auteur est tout de même payé, mais le paiement transite par la maison d’édition, qui lui verse ensuite sa part conformément au contrat d’édition, p. ex., 50/50, 75/25.

Q3. Pourquoi l’organisation ne peut-elle pas répartir directement le paiement des droits de reproduction entre l’auteur et la maison d’édition?

Les paiements pour le droit d’exécution sont répartis entre l’auteur et la maison d’édition. Toutefois, en ce qui concerne le droit de reproduction, le paiement doit respecter la propriété légale déclarée dans l’enregistrement de l’œuvre. Cette règle est devenue la pratique courante de l’industrie à l’échelle mondiale. Si la maison d’édition est enregistrée comme détenant 100 % du droit de reproduction, la SOCAN est légalement tenue de lui verser 100 % du montant.

Q4. Que se passe-t-il si la maison d’édition a également un administrateur chargé de percevoir toutes les redevances en son nom? Comment les déclarations doivent-elles être configurées?

Parfois, une maison d’édition peut être la titulaire des droits, mais avoir un administrateur chargé de percevoir et de répartir les parts de reproduction en son nom. La maison d’édition devrait tout de même s’inscrire à 100 % dans la part de reproduction lors de la déclaration de l’œuvre. Toutefois, elle devrait également soumettre des pièces justificatives (comme une lettre d’instruction) indiquant qu’une entente est en place avec l’administrateur pour percevoir les redevances en son nom. SOCAN configurera cette entente dans notre système afin que les redevances gagnées par la maison d’édition soient envoyées à l’administrateur. Cela sera visible lorsque vous consultez vos déclarations dans le Portail des membres.

Q5. Que se passe-t-il si l’œuvre est déclarée de façon incorrecte? Une déclaration incorrecte peut entraîner :

• des retards de paiement
• des paiements envoyés au mauvais ayant droit
• des différends entre les parties
• un retraitement manuel

Une déclaration exacte est essentielle pour assurer un traitement exact.

Q6. Comment la titularité des droits doit-elle être déclarée dans une déclaration d’œuvre? La déclaration d’œuvre doit refléter la titularité juridique réelle :

• Si la maison d’édition détient 100 % des droits de reproduction, la part maison d’édition doit indiquer une titularité de 100 %.
• Si l’auteur s’autoédite, il doit s’inscrire à la fois comme auteur et comme maison d’édition, et revendiquer 100 % de sa part mécanique en tant que titulaire des droits de reproduction.

Q7. Je suis autoédité. Dois-je m’inscrire en tant que maison d’édition?

Non. En l’absence de maison d’édition, vous êtes automatiquement considéré comme autoédité, et vous devez réclamer 100 % de votre part mécanique à titre de titulaire du droit de reproduction.