Guru's Verification engine ensures consistency, confidence, and trust in the knowledge your organization shares. Learn more.

Automatisch verkoopfacturen verzenden naar een e-mailadres

Voor wie?

Deze feature is voor de HAMS gebruiker die de financiële workflow in het hoorcentrum nog meer wil automatiseren door facturen automatisch te versturen naar het gebruikte boekhoudprogramma.

Waarom?

Al een geruime tijd komt er de vraag van HAMS-gebruikers om de HAMS-software te koppelen met verschillende soorten boekhoudprogramma's. Op het moment van schrijven hebben we echter enkel een koppeling met Exact-online boekhoud software. Veel van deze programma's laten ook toe om via een specifieke email adres facturen te versturen om deze via online boekhoud applicatie in te lezen.

Wat?

Momenteel kon men in HAMS enkel een export nemen van alle verkoop/aankoop facturen. Deze facturen konden dan in ZIP formaat worden bezorgd aan de boekhouder. Via deze email integratie is deze manuele stap overbodig en worden de facturen bij aanmaak automatisch doorgestuurd naar een vooraf bepaald e-mailadres.

Hieronder enkele voorbeelden van bestaande boekhoudprogramma's

Deze factuur wordt in UBL-formaat verzonden. Deze erkende standaard is gekend door de meeste accounting-programma's waardoor de data vlekkenloos wordt overgenomen.

Hoe?

Configureren

Via instelling (1) => Verkoopfacturen doorsturen (2) kom je terecht op het instellingenscherm van de integratie.

Via de status (3) kan men de integratie activeren of deactiveren.

Men kan (4) Eén of meerdere emailadressen toevoegen waarnaar de verkoopfacturen kunnen worden verstuurd.

Er kan worden geswitched tussen 2 verschillende modi (5) . Ofwel worden de factuur onmiddelijk doorgestuurd zonder de aanmaak van het factuurdocument zelf. Ofwel wordt de factuur pas doorgestuurd vanaf het moment dat het document van de factuur wordt gegenereerd.

Zoals eerder vermeld zal HAMS automatisch een UBL factuur genereren op basis van de data, niet het document uit HAMS zelf. De data die wordt verstuurd is wel identiek dezelfde als deze op de factuur in HAMS maar op een gestandaardiseerde manier geformatteerd.

⚠️ Enkel de verkoopsfacturen worden verzonden vanaf het moment dat de integratie aanstaat. Alle gemaakte facturen voor dit tijdstip manueel worden verzonden.

Gebruiken
Als de integratie is geactiveerd wordt er een tweede tab zichtbaar.

Hierin zijn alle verkopen te zien.

(1) Hier heeft men de mogelijkheid om alle verkopen te filteren

(2) Een overzicht van de gefilterde resultaten met de bijhorende status van integratie.

(3) De details van een bepaalde factuur.

Indien een factuur nog niet succesvol werd verzonden heb je de mogelijkheid om deze verkoop te negeren om door te sturen of om deze alsnog manueel te verzenden.

Moesten hieromtrent nog vragen zijn, aarzel dan niet om ons via support@hams.be te contacteren.

You must have Author or Collection Owner permission to create Guru Cards. Contact your team's Guru admins to use this template.