c-Flow
Unser neues Modul C-FLOW! ist im Serviceboard und Service-Board-Online verfügbar
In „C-FLOW!“ können Sie Vorlagen für öffentliche, kundenbezogene und auch interne Anwendungsgebiete erstellen, und diese Ihren Mitarbeitern und Kunden zur Verfügung stellen.
Digitalisieren Sie mit C-FLOW! Ihre (internen) Prozesse mit dem neuen Formularwesen im Service-Board für einen reibungsloseren Ablauf.
Mögliche Anwendungsgebiete:
- Öffentliches Webformular – können auf einer Website veröffentlicht werden Mögliche Beispiele die aktuell schon im Einsatz sind: Die c-entron OSID Registrierung / Dongle Free, sowie das Bewerbermanagement
- 2. Globale Vorlagen – jeder Systemhauskunde kann per vordefiniertem WebAccount aufdiese Vorlagen zugreifen
- 3. Kundenbezogene Vorlagen – wahlweise für alle Kunden oder nur ausgewählte Kunden die dann per Account auf ihre freigegebenen Vorlagen zugreifen können. Die Vorlagen sind auch per E-Mail zu versenden.
- 4. Interne Vorlagen – Dienen dazu Ihre firmeninternen Prozesse zu verbessern. Diese sind für den anmeldete Mitarbeiter im Service-Board und Service-Board Online sichtbar.
Grundeinstellungen zum C-FLOW! Modul
- Aktuelle Service-Board Version inkl. vollständiger Konfiguration
- Aktuelles Service-Board Online Version inkl. vollständiger Konfiguration
- Für die Nutzung der RiverSuite Inventory Daten:
- Vollständige RiverSuite Konfiguration, RiverSuite Inventory
Rechteverwaltung der .NET für das Modul C-FLOW! In der c-entron.Net finden Sie unter der Administration -> Rechteverwaltung die Einstellung zur Rechtverwaltung
Einstellungen zum Service-Board für den Kundenzugang
Anmelden als interner User im Service-Board Online, dann gehen Sie auf Einstellungen (Zahnrad), in der unteren linken Leiste: Dort die Funktion Dashboard anzeigen aktiv anwählen.
Einstellung zur externen URL Generierung
Die Einstellungen für die AV-Verträge finden Sie in der c-entron.NET unter den globalen Einstellungen -> Mail/Kalender-> Dokumente -> Auftragsverarbeitungs-Vertrag
Hinterlegen Sie unter dem Punkt Service-Board-Online Link ihre Service-Board Online URL.
- Wählen Sie eine URL / Adresse die „von außen“ erreichbar ist, da die URL zum ServiceBoard Online in der Mail an den Empfänger verschickt wird.
- „localhost“ ist logischerweise nicht von außen erreichbar.
Einstellung zum Versand der Ticketvorlagen per E-Mail
Die Vorlage inkl. den Variablen das Versenden der Formulare per E-Mail können Sie unter Einstellungen „Web-Formulare“ definiert. Die rechtsstehenden Variablen können Sie in Ihrem Text nutzen. Damit das Formular in der E-Mail angezeigt wird, benötigen Sie zwingend die Variable @@FormularLink@@
Die Link-Gültigkeit können Sie an dieser Stelle einstellen. Bitte beachten Sie, dieser Wert ist global für alle versendeten Links für Formular gültig. Dieser Wert wird beim Aufrufen des Links geprüft, sollten Sie also nach dem Versenden der Email diese Gültigkeit verändern, wird dieser Wert auch hier herangezogen.
Die Antwort-Email an Ihren Bearbeiter können Sie an folgender Stelle definieren:
Einstellung des Bearbeiters für interne Ticketvorlagen
Interne Tickets werden standardmäßig auf einen interne User Ihrer Firma angelegt. Die Voreinstellungen können Sie in den Ticket-Vorlagen unter Einstellungen treffen. Dazu gehen Sie auf interne Ticketvorlagen und wählen dort den Standartbearbeiter aus (z.B. Support, Orga etc.).Das nachträgliche Ändern in einzelnen internen Tickets ist ebenfalls möglich, hierzu lesen Sie weiter unter den Abschnitt: „Intern“
Erstellung von Ticketvorlagen
Die Ticketvorlagen finden Sie im Service-Bord –> Planung –> Ticketvorlagen.
Um neue Vorlagen zu erstellen, wäre der erste Schritt eine Vorlagenkategorie zu erstellen
Für die Vorlagenerstellung nutzen Sie den Button „Neue Vorlage“, wählen eine passende Bezeichnung, die vorher definierte Vorlagenkategorie und die Art Ihrer Vorlage aus (Für Kunden, für interne Vorgänge oder Öffentliches Webformular)
Vorlageneigenschaften
Sobald die Vorlage angelegt wurde, können sie in den Vorlageeigenschaften nochmals Ihre Angaben anpassen.
Im Bereich Beschreibung ist es möglich einen „Hilfetext“ für den User zu hinterlegen.
Bei Vorlagenart „Für Kunden“ können Sie im Feld „Kunde“ die Vorlage entweder für alle Kunden freigeben oder nur einer ausgewählten Firma zur Verfügung stellen
Vorlagenvalidierung
Der Bereich Vorlagenvalidierung zeigt Ihnen welche notwendigen Elemente in der Ticketanlage schon eingestellt wurden bzw. noch fehlen.
Die Sichtbarkeit definieren Sie in den Vorlageneigenschaften über den Flag „Vorl. Sichtbar.
Ticketeigenschaften
Im Reiter „Ticketeigenschaften“, legen Sie die Kriterien zur Ticketanlage fest. Diese Felder sind analog zur Ticketanlage im Service-Board.
Checklisten
Der Reiter Checklisten führt sie zur Checklistenverwaltung. Vordefinierte Checklisten aus dem Service-Board können hier an das Ticket angehängt werden.
Formulare
Die Erstellung der eigentlichen Formulare definieren Sie im gleichnamigen Reiter, hier ist auf der rechten Seite möglich unter „Neues Formular optische Themenblöcke zu einstellen, die als „Überschrift“ und optische Trennung in Ihrem Formular fungieren.
Bei neuen Formularfeldern haben Sie unter „Typ“ die Wahl zwischen folgenden Definitionen zu wählen:
Textzeile, E-Mail, Datum, Passwort, Zahl, Dezimalzahl, Zeit, Textfeld (mehrzeilig), Checkbox, Datei: Server, Workstation, SNMP, AD Benutzer (letzte 4 Felder benötigen eine RiverBird Anbindung)
Felder können als Pflichtfelder definiert werden und verschlüsselte Inhalte werden unterstützt. Im Bereich erforderliches Recht definieren Sie für wen diese Daten sichtbar sind sobald Sie das Flag „Verschlüsselt“ aktiviert haben.
Dieses Recht ist an die .NET Rechteverwaltung gekoppelt und zeigt Ihnen den üblichen Rechtebaum der .NET an:
Hier ein Vergleich Backend zum Frontend – Welche Informationen werden wo angezeigt:
Wichtig! Ein nachträgliches Ändern von Formularen wirkt sich immer nur auf neu erstellte Formularversionen aus, schon angelegte Tickets mit Formularen sind von diesen Änderungen nicht betroffen.
Kundenformulare
Kundenbezogene Formulare können Sie in den Vorlageneigenschaften über die Vorlageneigenart „Für Kunde“ definieren:
Wird dieses Formular für „alle Kunden“ genutzt, wählen Sie den entsprechenden Button. Das Formular nur für bestimmte Kunden freizugeben ist über zwei Wege möglich:
1. Das Bereitstellen des Formulars über eine vorher definierte „Erweiterte Suche“ aus der centron. Hier prüft der Webservice stündlich welche Kunden die Bedingungen der „Erweiterten Suche“ suche erfüllen
Ebenfalls ist es möglich diese Suche mit der Suchoption 2 zu kombinieren. Wurden im unteren Bereich Kunden ausgeschlossen, so bleiben diese ausgeschlossen, auch wenn sie in der „Erweiterten Suche“ auftauchen würden.
2. Im unteren Bereich finden Sie die Funktionsfläche manuell Kunden für dieses Formular auszuwählen und hinzuzufügen oder gar ausschließen:
Dadurch ergeben sich für Sie viele Filtermöglichkeiten: Alle Firmen die durch Filter X bereitgestellt werden, ohne Firma 1,2,3 oder Alle Firmen die durch Filter X bereitgestellt werden, zusätzlich Firma 4,5
C-Flow Ansprechpartnerverwaltung im Bereich Kunden
Im Feld-Typ „Ansprechpartner-Auflistung“ kann Ihr Kunde Änderungen an den Ansprechpartnern vornehmen und neue Ansprechpartner hinzufügen.
(Dieses Feature ist nur bei Formularen vorhanden, die per E-Mail direkt an einen Kunden gesendet werden.)
Nötige Einstellung sind die Pflichtfelder für Ansprechpartner die in der c-entron.net definiert werden:
Diese Pflichtfelder werden bei der Anlage neuer Ansprechpartner und Bearbeitung bestehender Ansprechpartner überprüft.
(HINWEIS: Es findet keine Überprüfung statt für Ansprechpartner, die der Kunde nicht bearbeitet.
Weitere Prüfungen:
- Standardansprechpartner und Abw. Rechnungsempfänger können nicht gelöscht werden
- Anzahl der Vertretungen muss gleich bleiben
- Das Setzen neuer Standardansprechpartner und Abw. Rechnungsempfänger entfernt diese Eigenschaft von den bisherigen Ansprechpartnern
Scripte
Der Reiter Scripte bietet Ihnen die Funktion PowerShell Skripte selbst zu erstellen und danach auszuwählen.
Mit den Variablen, die auf Ihren definierten Formularfelder basieren kann, das Script entsprechend gefüllt werden und Sie können dieses für die schnelle Weiterverarbeitung verwenden. (z.B. dieAnlage eines AD-Users) Die Daten in den Formularfeldern werden somit genutzt und per Variable in Ihr PowerShell Skript einfügen. Nun kann Ihr Bearbeiter dieses Script einfach im Frontend einfügen und anwenden.
Vollständigkeitshalber hängen wir Ihnen einige Beispiele für diese Power-Shell Scripte im Glossar an, die Sie als Vorlage verwenden können.
Öffentl. Webformular
Bei Öffentliche Webformulare, die per E-Mail versendet werden können oder auf der Website eingebunden werden, ist es unter dem Reiter „Öffentliche Webformular“ möglich eine entsprechende URL zu generieren. Beachten Sie hierzu die nötigen Einstellungen unter „Einstellung zur externen URL Generierung“
Schon vordefinierte Vorlagen können Sie über die Menüleiste duplizieren, löschen oder filtern:
Intern
Im Reiter Intern, der Ihnen angezeigt wird, wenn Sie eine Vorlage mit Typ „Intern“ gewählt haben, können Sie für die Vorlage selbst definieren auf welchen Kunden das Ticket angelegt werden soll. Dieses Feld wird vorbefüllt mit den Werten die Sie bei „Ticket-Vorlagen -> Einstellungen -> Interne Ticketvorlagen
Export und Import von Vorlagen
In den Ticketvorlagen finden Sie die Im-/Exportfunktion in der oberen Menüleist
Vorlagen exportieren
Um eine Vorlage zu exportieren, wählen Sie die Funktion „Vorlagen exportieren“ an. Sie erhalten ein Hinweis-Popup das Sie bitte mit „OK“ bestätigen.Nun wählen Sie über die Checkboxen die zu exportierenden Vorlagen aus und klicken auf „Ausgewählte Vorlagen exportieren“ Es öffnet sich ein Speicher-Dialog und Sie können die Vorlagen auf Ihrer Festplatte abspeichern.
Ähnlich verhält sich die Import-Funktion, Sie erhalten einen Windowsdialog wo Sie die Datei auswählen können. Schon haben Sie die entsprechende Vorlage verfügbar.
Grundeinstellungen
Wenn vor dem Vorlagenimport bereits ein Standard-Kunde für interne Tickets gewählt ist, so werden die importierten Vorlagen bereits damit vorgelegt. Hierzu bitte unter Einstellungen einen Standard-Kunden für die internen Tickets auswählen.
Vorlagen importieren
Import durchführen:
- 1. Auf „Vorlagen importieren“ klicken und Datei auswählen
Danach werden die Vorlagen importiert, aber noch nicht in der Datenbank gespeichert. Hierzu später mehr.
Für die Vorlagen werden Kategorien angelegt, falls diese nicht auf dem Zielsystem vorhanden sind. Ansonsten werden Vorlagen unter bereits bestehenden Kategorien angelegt.
Vorlagen aussuchen und speichern
Sie können nun entweder alle Vorlagen mit „Alle speichern“ in die Datenbank schreiben oder einzelne Vorlagen speichern. Möchten Sie die anderen Vorlagen nicht übernehmen, dann schließen Sie bitte das Fenster, ohne zu speichern.
Bitte beachten Sie die Hinweise in der Vorlagenvalidierung, und führen die angezeigten Handlungsanweisungen aus
C-FLOW! im Arbeitseinsatz
m Service-Board Online
Die Sicht vom Ihrem Systemhauskunden – Anmeldung über den WebAccount im Service-Board Online:
Nach Auswahl des Formulars sehen Sie die Pflichtfelder mit (*) und rotem Balken gekennzeichnet:
Aus dem Service-Bord
Ticketfunktion Schnellerfassung
Die Schnellerfassung des Service-Boards greift ebenfalls auf die Ticketvorlagen zu. Hierzu gehen Sie auf Schnellerfassung -> Kunde / Kontakt auswählen
Dort finden Sie im neuen Ticket, das vordefinierte Formular, welches entweder Global verfügbar oder speziell für diesen Kunden zur Verfügung gestellt wurde (kundenbezogenes Formular)
Ticketfunktion Internes Ticket
Interne Formulare können Sie über „neues internes Ticket“ anlegen und somit schnell und einfach Ticket für Ihre internen Prozesse anlegen:
Sobald ein Ticket über ein Formular angelegt wurde, sehen Sie im Hinweis im oberen Ticketkopf
Bestehendes TicketIn ein bestehendes Ticket können Sie im geöffneten Ticket ebenfalls ein Formular hinzufügen:
Glossar: Power-Shell Scripte für folgende Anwendungsfälle:
CopyUser
# Variablen setzen
# Copy von existentem User
$copyfrom = 'NDS'
# Daten neuer User (River Variablen)
$samaccountname = '$username'
$displayname = '$####'
$firstname = '$firstname'
$lastname = '$####'
$name = '$name'
$logon_name = '$####'
$password = '#Start123'$description = '
$####'$DN = 'OU=Service Accounts,OU=User,OU=ORG,DC=ndsedv,DC=de'
$enable = $true
$password_never_expires = $true
$cannot_change_password = $false
# Variablen befüllen
$copy = Get-Aduser $copyfrom -Properties memberOf
$params = @{'SamAccountName' = $samaccountname;
'Instance' = $ad_account_to_copy;
'DisplayName' = $displayname;
'GivenName' = $firstname
SurName' = $lastname;
PasswordNeverExpires' = $password_never_expires
'CannotChangePassword' = $cannot_change_password;
'Description' = $description;
'Enabled' = $enable;
'UserPrincipalName' = $logon_name;
'AccountPassword' = (ConvertTo-SecureString -AsPlainText $password -Force);}
# Neuen User anlegenNew-ADUser -Name $name @params
# Gruppenmitgliedschaften übertragen$copy.Memberof | % {Add-ADGroupMember $_ $samaccountname }
# In die OU ablegenGet-ADUser $samaccountname| Move-ADObject -TargetPath $DN
Disable User and move to OU
Import-Module ActiveDirectory
# Variablen setzen
# User der deaktiviert werden soll (Riverbird Variablen)
$samaccountname = 'DUser'
$DN = 'CN=Disabled
User,OU=Testing,OU=User,OU=celos,DC=group,DC=celos,DC=de'
# Starte Logfile / Transscript
Start-Transcript -Path $logFile -Append
# User deaktivieren
Get-ADUser $samaccountname | Disable-ADAccount
# User in OU verschieben
Get-ADUser $samaccountname| Move-ADObject -TargetPath $DN
# Stoppe Logfile / TransscriptStop-Transcript
New user
Import-Module ActiveDirectory
# Variablen setzen
# Daten neuer User (River Variablen)
$logFile = 'C:\TEMP\RemoveADUser.txt'
$samaccountname = '$username'
$displayname = '$####'
$firstname = '$firstname'
$lastname = '$####'
$name = '$name'
$logon_name = '$####'
$password = '#Start123'
$description = '$####'
$DN = 'OU=Service Accounts,OU=User,OU=ORG,DC=ndsedv,DC=de'
$enable = $true
$password_never_expires = $true
$cannot_change_password = $false
# Variablen befüllen
$params = @{'SamAccountName' = $samaccountname;
'DisplayName' = $displayname;
'GivenName' = $firstname;
'SurName' = $lastname;
PasswordNeverExpires' = $password_never_expires;
'CannotChangePassword' = $cannot_change_password;
'Description' = $description;
Enabled' = $enable;
'UserPrincipalName' = $logon_name
'AccountPassword' = (ConvertTo-SecureString -AsPlainText $password -Force);}
# Starte Logfile / TransscriptStart-Transcript -Path $logFile -Append
# Neuen User anlegenNew-ADUser -Name $samaccountname @params
Remove ADUser with logging
Import-Module ActiveDirectory
# Variablen setzen
# User der gelöscht werden soll (Riverbird Variablen)
$samaccountname = 'DUser'
$logFile = 'C:\TEMP\RemoveADUser.txt'
# Starte Logfile / Transscript
Start-Transcript -Path $logFile -Append
# Dokumentiere alle User-EinstellungenGet-ADUser
$samaccountname -Properties * | fl
# User löschenGet-ADUser $samaccountname | Remove-ADUse
# Stoppe Logfile / TransscriptStop-Transcrip
Unlock AD User
Import-Module ActiveDirectory
# Variablen setzen
# User der entsperrt werden soll (Riverbird Variablen)
$samaccountname = 'DUser'$logFile = 'C:\TEMP\RemoveADUser.txt
# Starte Logfile / Transscript
Start-Transcript -Path $logFile -Append
# Account entsperren
Get-ADUser $samaccountname | Unlock-ADAccount
# Stoppe Logfile / Transscript
Stop-Transcrip